Como administrar um escritório sozinho(a)?

Como administrar um escritório sozinho(a)?

Em meio a um cenário jurídico em rápida mudança, administrar um escritório de advocacia é um desafio em constante evolução. Para ter sucesso na gestão de um grande ou pequeno escritório, os advogados devem cultivar uma mentalidade empreendedora, que recepciona a inovação no meio jurídico.

Criamos este guia com tudo o que você precisa saber sobre a gestão eficaz de escritórios de advocacia, incluindo etapas a serem seguidas, bem como as práticas recomendadas.

Isso deve facilitar o aprimoramento de sua atividade administrativa, quer você esteja prestes a montar seu próprio escritório de advocacia quer seja um profissional experiente do direito que queira melhorar a administração do escritório em que atua.

Confira agora as dicas para você que deseja advogar e administrar um escritório sozinho!

1- Aprenda sobre gestão de escritórios

administrar um escritório de advocacia

A gestão de escritórios de advocacia engloba tudo o que é necessário para gerenciar o lado comercial de seu escritório. Isso inclui marketing, relações com clientes, finanças (folha de pagamento, orçamento, cobranças e despesas) contratação, gestão de pessoal e administração interna do escritório, como as políticas e procedimentos.

Seu estilo de gestão dependerá de sua localização, dos membros da sua equipe, do tamanho do escritório e dos serviços jurídicos oferecidos.

As etapas a seguir se aplicam caso você seja um advogado que atua sozinho ou em uma firma de advogados. 

Você também pode gostar: As habilidades dos advogados de sucesso.

2- Crie um plano de negócios

Em primeiro lugar, se você gerencia um escritório de advocacia, precisa de um plano de negócios formal que estabeleça seus objetivos, metas, plano de lucros financeiros, como você se difere da concorrência e como planeja comercializar essa diferença.

Seu plano também deve incluir estruturas de remuneração de advogados associados e sócios. Existem diversas formas de remuneração, como um salário fixo, participação nos resultados e comissões.

É importante alinhar as expectativas com seus colaboradores e escolher a forma de remuneração que faz mais sentido para seu escritório.

Mesmo se você for um advogado solo, precisa definir como irá pagar a si mesmo.

3- Tenha um manual de procedimentos

administrar um escritório de advocacia

Um manual de procedimentos de escritório de advocacia informa claramente como as coisas devem ser feitas, mantendo tudo consistente e eficiente. Isso significa um dia de trabalho mais previsível para advogados, correspondentes, assistentes jurídicos, estagiários, contadores e administradores do escritório.

Os manuais de procedimentos também simplificam o processo de integração e adaptação para novos advogados associados. Portanto, podem ajudar seu escritório a crescer mais rapidamente, se esse for seu objetivo.

A elaboração do manual do seu escritório pode levar em consideração as opiniões dos colaboradores em suas respectivas áreas, por exemplo, sua recepcionista pode ter boas ideias sobre como recepcionar e atender seus clientes, enquanto seu departamento de contabilidade terá o melhor conhecimento sobre técnicas de cobrança.

Você pode querer incluir o seguinte em seu manual de escritório:

procedimentos de captação de clientes;

– formas de contratação de funcionários;

– processos de cobrança;

– comportamento e atendimento ao cliente;

– organização de processos e dados de clientes.

Dica: verifique e revise o manual de procedimentos do seu escritório de advocacia regularmente. Você pode obter novas ferramentas, para as quais os processos precisam ser documentados. Ou sua equipe pode pensar em maneiras melhores de fazer as coisas. Ou, mudanças significativas em todo o setor jurídico podem exigir uma nova abordagem.

4- Invista em marketing jurídico

O marketing jurídico é uma parte essencial da administração do escritório de advocacia.

Mesmo se você quiser passar a maior parte do tempo praticando o direito, sua marca pessoal é sua maior vantagem competitiva. Sua marca desempenha um grande papel em determinar como você se destaca para os clientes em comparação com os advogados concorrentes.

Você pode aprender sobre como gerir um escritório de advocacia e como trabalhar sua estratégia de marketing para criar uma marca eficaz no MBA em Gestão de negócios e inovação.

A chave é deixar claro quem você é e o que oferece aos clientes. Em seguida, comunique isso de maneira clara e objetiva nos seus canais de captação.

5- Meça os resultados do escritório

O gerenciamento de boas práticas jurídicas significa ser capaz de ver objetivamente onde seu escritório está tendo sucesso e onde precisa melhorar. Receita, horas de trabalho, taxa de cobrança, novos casos, são todos exemplos de indicadores-chave de desempenho (KPIs) que você pode acompanhar.

Ficar atento ao desempenho da sua área de advocacia garante que você fique por dentro dos problemas e oportunidades de melhoria.

O acompanhamento das métricas de resultados é essencial não só para evitar a repetição de erros, mas também para garantir o crescimento e o sucesso do seu escritório de advocacia.

Leia também: Como se tornar um advogado de sucesso?

Dica: decida as principais métricas do escritório e verifique-as em intervalos regulares para se manter atualizado, o ideal é começar com uma ou duas métricas centrais (ex.: número de clientes e número de casos ganhos).

6- Utilize ferramentas de gestão

Na era digital, a tecnologia que você usa para gerenciar o seu escritório de advocacia é importante. Qualquer ferramenta que você usar precisa ser segura e prática para seu dia a dia de trabalho.

É fundamental que as ferramentas escolhidas ajudem a manter os clientes e processos organizados, além de agilizar a comunicação com sua equipe.

As ferramentas de que os escritórios de advocacia precisam serão diferentes de acordo com sua área de atuação ou especialização.

Um escritório de advocacia da área cível ou trabalhista por exemplo, pode utilizar softwares de pesquisa eletrônica e jurídica, enquanto outras áreas podem precisar de outras tecnologias para auxiliar no bom funcionamento do escritório.

No entanto, aqui estão algumas ferramentas básicas que todo escritório naturalmente utiliza:

1. Um provedor de e-mail. As escolhas populares para escritórios de advocacia incluem Microsoft Outlook ou Gmail.

2. Um editor de texto e programas de planilha. O Microsoft Office 360 inclui editor de textos, planilhas e apresentações de slides, facilitando a parte documental do escritório.

3. Site (domínio e hospedagem). Essencial para ter uma presença digital mínima, além de ser um canal para captação e comunicação com o cliente.

4. Software jurídicos: No Brasil há excelentes opções de programas de computador e aplicativos para gerenciar um escritório, automatizando a organização e até a atualização dos seus processos. Você pode verificar algumas dessas ferramentas como o Astrea e o Pipefy.

5. As tecnologias vieram para facilitar a maneira com que os advogados lidam com o direito, e será cada vez mais comum utilizar ferramentas e programas digitais para a gestão ou administração do escritório.

 Leia sobre a tecnologia na área jurídica:IA X Advocacia: ela irá substituir os advogados?

7- Se especialize em gestão da advocacia

Se você deseja aprimorar suas habilidades de gerenciamento de escritório de advocacia, existem muitos recursos disponíveis atualmente.

Em termos de cursos de gestão de escritórios de advocacia, existem opções como o MBA de Gestão estratégica da advocacia da ESA. Nessa especialização você encontra tópicos indispensáveis para uma gestão eficiente do seu escritório, como marketing jurídico, legal design, tecnologia, gestão, planejamento e produtividade!

Outros recursos para ajudar a aprimorar suas habilidades de gerenciamento de escritório de advocacia podem incluir artigos de blogs, webinars e cursos livres, o importante é buscar conhecimento de valor para construir sua carreira jurídica de maneira sólida e profissional.

Administrar um escritório de advocacia sozinho não precisa ser difícil e não deve tomar muito do seu tempo. Busque o máximo de informação e conhecimento, se mantenha aberto e adaptável as mudanças do cenário jurídico.

Cada escritório de advocacia e cada base de clientes precisarão de uma abordagem diferente, mas seguindo esses princípios básicos de gestão, seu escritório de advocacia estará pronto para decolar!

Lembre-se de que a ESA é líder em especializações com foco na advocacia prática, além de professores renomados e experientes que te ensinam tudo o que precisa para ser bem-sucedido dentro e fora das audiências, com tópicos especiais para você aprender a gerir seu escritório e captar clientes!

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