Produtividade e advocacia: 6 dicas estratégicas para 2022

Produtividade e advocacia: 6 dicas estratégicas para 2022

Será que produtividade e advocacia podem caminhar harmonicamente juntas?

É certo que a alta produtividade faz com que você consiga atender um número maior de pessoas em menos tempo, mas também pode influenciar na forma com que você assimila novas informações e na velocidade com que realiza tarefas inerentes a advocacia.

Em 2022, ser um advogado mais produtivo significa mais clientes para seu escritório, por isso, separamos dicas estratégicas de produtividade para advogados, confira a seguir!

1 – Otimize seu espaço físico

Quando se fala em produtividade, o primeiro pensamento que vem à mente é a organização de tarefas ou documentos, e o espaço físico acaba sendo constantemente ignorado.

A verdade é que otimizar seu espaço físico é essencial para aumentar sua produtividade, pois você consegue reduzir o tempo de deslocamento entre salas, ou garantir que objetos e documentos de uso frequente estejam sempre próximos a você.

Se há departamentos que frequentemente trabalham juntos, pode ser uma boa ideia reuni-los em uma mesma sala, ou em ambientes próximos, isso facilita até mesmo a comunicação das equipes.

Analise cuidadosamente se a estrutura do seu escritório hoje ajuda na produtividade ou se é realmente uma barreira para um trabalho mais ágil e eficiente.

Se você tem uma sala pequena para atender seus clientes ou trabalha em um escritório de advocacia menor, uma pequena mudança que você pode fazer para tornar o ambiente mais agradável e produtivo é a inserção de luz natural.

Estudos mostraram que a luz natural tem um impacto positivo no desempenho do trabalho, então algo tão simples quanto mover sua mesa para mais perto de uma janela pode realmente aumentar sua produtividade.

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2 – Quanto mais difícil, mais produtivo

Pode parecer contraditório, porém, casos mais complexos quando divididos em um número maior de tarefas pode proporcionar um aumento gradual da sua produtividade.

Especialmente para advogados com muitos casos, a procrastinação se torna quase inevitável em alguns momentos, pois acaba sendo mais fácil “se livrar” dos casos mais fáceis primeiro, deixando os mais trabalhosos para depois.

Para se tornar mais produtivo e quebrar o ciclo de adiamento que pode se desenvolver em torno de processos mais difíceis, primeiro você precisa encontrar formas de tornar o trabalho mais prático.

A melhor maneira de terminar uma tarefa difícil é reduzindo-a em pequenas tarefas objetivas.

Uma série de tarefas pequenas tende a ser muito mais fácil de encarar do que um projeto abrangente.

Como tal, utilizar uma lista de etapas do que deve ser feito no caso pode ser exatamente o que é necessário para melhorar seu fluxo de trabalho.

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3 – Faça um quadro de atividades

Ter uma visualização física de seu fluxo de trabalho exibida com destaque no escritório pode facilitar muito a identificação de problemas que podem afetar a sua produtividade.

Montando um quadro de atividades você terá uma percepção maior do que precisa fazer na sua semana, quais seus compromissos e o que está atrasado ou adiantado nos principais casos.

Tudo que você precisa para isso é um quadro branco, marcador e post-its. Desenhe colunas para cada estágio dos processos que está atuando, defina as tarefas, prazos e pessoas responsáveis por cada etapa.

Dica: escreva o nome de cada caso em um post-it. À medida que os casos avançam, mova os post-its para as colunas relevantes. Se muitos estão ficando presos em certas colunas, essas são as áreas em que se deve focar mais.

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4 – Estabeleça horários

A produtividade pode ser prejudicada se o seu dia sofre constantes interrupções.

É por isso que, tanto para e-mails quanto para chamadas telefônicas de rotina, é uma boa ideia reservar vários blocos de cerca de 30 minutos para responder às mensagens, ligar para clientes, entrar em contato com colaboradores ou realizar reuniões.

Você irá descobrir que é muito mais eficiente responder a essas mensagens em lotes do que de forma avulsa ao longo do seu dia.

Além disso, se você distribuir esses blocos de tempo ao longo do dia, isso ainda significa que você está respondendo prontamente às comunicações recebidas, não correndo o risco de acabar esquecendo algo importante.

Dica: use aplicativos como Pomodoro para se manter focado em suas atividades ou programe alertas no seu celular com horários para suas tarefas, inclusive intervalos para descanso.

5 – Invista em gestão de documentos

Manter os documentos organizados e utilizar modelos pré-estabelecidos para processos não só otimiza o tempo na gestão do escritório, mas também aumenta a produtividade de toda a equipe.

Desde contratos de atendimento ao cliente até petições, os modelos “prontos” de documentos são fundamentais para qualquer advogado que queira aumentar sua produtividade na advocacia.

Os modelos economizam seu tempo eliminando a necessidade de reinserir o mesmo texto em vários documentos, reduzem a margem de erro em assuntos que exigem redação padrão, enquanto ainda fornecem a flexibilidade de adaptar o documento às circunstâncias específicas de seu cliente.

Dica: Para aumentar a eficiência, certifique-se de que seus modelos sejam armazenados de maneira inteligente, organizados, nomeados logicamente e que as versões desatualizadas sejam removidas.

Isso ajuda a garantir menos tempo perdido na busca de documentos, o que significa mais tempo para preenchê-los e revisá-los.

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6 – Tecnologia a favor da produtividade

A inteligência artificial está facilitando o cenário jurídico, e os softwares para advocacia estão cada vez mais funcionais.

Com um sistema de gerenciamento de casos ou de gestão de escritório, todas as informações do seu cliente são mantidas em um único banco de dados.

A maioria desses sistemas também possui geração automatizada de documentos, pesquisas jurídicas e atualização de status do processo, ajudando você a reduzir o tempo gasto em tarefas rotineiras, potencialmente liberando tempo para tarefas mais lucrativas.

Dica: analise cuidadosamente quais as necessidades do seu escritório, alguns softwares como o Aurum podem ser um ótimo ponto de partida para melhorar a produtividade do seu escritório.

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Reduzir a quantidade de tempo que leva para realizar tarefas específicas é o segredo para ter mais produtividade na advocacia!

Siga essas dicas e lembre-se de que uma especialização com foco na prática ajuda a reduzir tempo de estudo e pesquisa, agilizando a rotina do seu escritório.

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